PENTINGNYA MEMPELAJARI ADMINISTRASI , ORGANISASI , DAN MANAJEMEN (AOM)

PENTINGNYA MEMPELAJARI ADMINISTRASI , ORGANISASI ,
 DAN MANAJEMEN (AOM)

 

1.           Definisi Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

1.      Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan” (1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.               

2.      Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3).

Ciri-Ciri Administrasi :

a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)

b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut

c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

d). Adanya tujuan kelompok

            Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

2.           Definisi Organisasi

Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi pemerintah, rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai ”proses pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan  organisasi dialokasikan dan ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan  organisasi  dapat tercapai dengan efisien. Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan proses penyusunan struktur  organisasi  yang sesuia dengan tujuan  organisasi , sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Terdapat 2 (dua) aspek utama dalam penyusunan struktur  organisasi  sebagai berikut :

a.    Departementalisasi

b.    Pembagian kerja

Departementalisasi adalah merupakan pengelompokan-pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu  organisasi  agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling brhubungan dapat dikerjakan bersama, hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu  organisasi  yang ditunjuk oleh suatu bagan  organisasi. Sedangkan pembagian kerja adalah uraian atau perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam  organisasi  bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Dengan demikian secara prinsip dalam kedua aspek tersebut diatas merupakan dasar proses pengorganisasian suatu  organisasi  untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

Tujuan suatu  organisasi  adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoor­dinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorang­an. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan syinergi terjadi.

3.                 Definisi Manajemen

SP. Malayu Hasibuan, menggambarkan bahwa manajemen adalah sebagai ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan SDM (Sumber Daya Manusia) dan SDNM (Sumber Daya Non Manusia) lainya secara efekti dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Lebih lanjut GR Terry memberi pengertian bahwa : “Management Is Distince Process Consisting of Planning, Organising, Actuating and Controling Performed to Determme and accomplish stated objectives by us of human being and other resource”s , Jadi manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, perorganisasian, pengalaman dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Dengan demikian untuk mencapai tujuan yang diinginkan melalui proses manajemen tersebut, tentunya dimulai dari pada bagaimana memahami dirinya sendiri sebagai manajer atau pimpinan tentang gaya atau seni yang akan ditetapkannya, bagaimana kemampuan dan kecakapan yang dimilikinya dan srategi apa yang digunakan untuk mempercepat proses pelaksanaan pencapaian tujuan tersebut, yang pada akhirnya tujuan yang diinginkan tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif atau berdaya guna dan berhasil guna.

Fungsi-Fungsi Manajemen

Dalam menjalankan suatu organisasi apapun bentuknya, sudah barang tentu seorang manajer harus memiliki dan memahami, kaedah-kaedah, prinsip-prinsip dan konsep-konsep tentang manajemen dengan demikian diharapkan mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen. manajemen dapat berjalan dalam melaksanakan kegiatannya, bilamana unsur-unsur dan fungsi-fungsi dari manajemen tersebut  dapat bergerak sesuai dengan alurnya.

·         Perencanaan

Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan :

1.  Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.

2.   Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten dengan berbagai tujuan terpilih, dan

3.   Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

·         Pengorganisasian

Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencana-rencana atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan

mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses.

Pengorganisasian (Organizing) adalah :

1.   Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi,

2.   Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan,

3.   Penugasan tanggung jawab tertentu,

4.  Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tusanya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan di tetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.

Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan tipe organisasi yang seuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan akan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.

·         Penyusunan Personalia

Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalama lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosioanal untuk posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dngan karakteristik personalia tertentu. Seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau bahkan demosi dan pemecatan; serta latihan dan pengembangan karyawan.

Beberapa literatur manajemen memasukan fungsi staffing sebagai sebagian dari fungsi organizing. Ada juga yang menempatkan staffing sebagai hal yang terpisah dari fungsi manajemen dan memperlakukan sebagai sebagian dari fungsi kepemimpinan (leadership). dalam pembahasan disini, fungsi staffing diuraikan terpisah sebagai salah satu fungsi manajemen, karena penulis memandang bahwa perkembangan dunia bisnis (dimana sumberdaya manusia merupakan kunci sukses perusahaan) menyebabkan fungsi tersebut menjadi semakin penting.

·         Pengarahan

Sesudah rencana dibuat, organisasidibentuk dan disusun personaliannya, langkah berikutnya adalah menugaskan karyawan untuk bergerak menujun tujuan yang telah ditentukan. Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana, adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motifasi dan disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motifating, actuating atau lainnya.

Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi

·         Pengawasan

Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pngawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatife. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatife mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali.

Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu:

1)   Penetapan standar pelaksanaan,

2)   Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan,

3)   Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan,

4)  Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

4.                 Hubungan Administrasi, Organisasi dan Manajemen 

Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa diantara ketiganya terdapat hubungan sebagai berikut :

a.       Manajemen lahir dari administrasi sendiri, dan manajemen merupakan bagian dari administrasi yang mempunyai peran untuk mengorganisasikan sumber daya yang ada untuk menetapkan langkah dan kegiatan organisasi yang perlu dilakukan demi tercapainya tujuan organisasi.

b.      Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga. Organisasi atau lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi organisasi atau lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.

c.    Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi atau lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien agar tujuan-tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-tiap organisasi atau lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama, maka kerjasama di antara anggata-anggata organisasi atau lembaga mutlak perlu dikembangkan secara harmonis. Setelah mengetahui arti dari Administrasi,

d.   Administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan oleh organisasi.

e.    Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.

5.                 Kesimpulan (Pentingnya Mempelajari AOM dalam Mencapai Tujuan Organisasi)

Berdasarkan rumusan pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa pentingnya mempelajari AOM dalam mencapai tujuan organisasi adalah sebagai berikut:

a.       Agar tujuan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik. Dalam mencapai tujuan, diperlukan suatu kerja sama antara ketiganya. Yang pertama adalah proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut Manajemen. Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen. Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka, atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi.

b.      Apabila di dalam suatu organisasi tidak memiliki sistem administrasi dan manajemen yang baik/bagus, maka organisasi tersebut tidak dapat berjalan dengan baik.

Tetapi, dari ketiga hal tersebut yang terdapat hal yang paling menentukan, yaitu sumber daya manusia. Karena manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, AOM timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.